Zeitmanagement

Autor: Frank-Eric Müller

Was sagt Ihnen die Zahl 168?
Zeitmanagement

Jeder Mensch auf dieser Erde hat genau 168 Stunden Zeit pro Woche. Vierundzwanzig Stunden pro Tag, achttausendsiebenhundertundsechzig Stunden pro Jahr. Nicht mehr und nicht weniger. Tag für Tag steht jedem Menschen dieselbe Menge an Zeit zur Verfügung. Zeit bildet so eine einmalige Ressource. Unsere Zeit ist kostbar und vergänglich. Zeit kann nicht auf Lager gelegt werden. Die Zeit von gestern ist unwiederbringlich vergangen. Die Zeit von morgen dagegen ist das Kapital, mit dem wir wuchern können.

Zeit ist wie eine Währung. Sobald wir sie haben, geben wir sie auf dem Markt des Lebens aus. Das müssen wir. Wir können die Zeit nicht speichern, nicht bunkern, nicht beschleunigen, nicht zurückdrehen und erst recht nicht über das Maß hinaus verlängern. Der Mensch ist endlich – jedes Leben ist endlich. „Es gibt eine Zeit zum Gebären und eine zum Sterben. Es gibt eine Zeit zum Pflanzen und eine Zeit zum Abernten der Pflanzen. Es gibt eine Zeit zum Umarmen und eine Zeit, die Umarmung zu lösen.“ Diese Weisheit aus dem Buch Prediger, Kapitel 3, des Alten Testaments beschreibt des Lebens Chancen und Grenzen. Vermutlich sage ich Bestattern damit nichts Neues.

Aber: Wie sieht es mit Ihrer eigenen Zeit aus? Besser gefragt, wie sieht es mit Ihrer Zeitplanung aus? Effektiv arbeitende Menschen planen ihre Zeit. Sie wissen, alles, was sie tun, erfordert Zeit. Das, was sie getan haben, ist „verbrauchte Zeit“. Die Zeit, die noch vor ihnen liegt, ist „planbare Zeit“. Daneben gibt es „unsichtbare Zeit“. Das ist Zeit, die wir haben, aber nicht wirklich nutzen. Zeitplanung bedeutet, „unsichtbare Zeit“ sichtbar zu machen. Machen Sie Ihre unsichtbare Zeit sichtbar?

In jedem Unternehmen gibt es Hindernisse, die eine effektive Zeitplanung erschweren: hierarchische Strukturen, Fertigstellungstermine, Bürokram, die eigene Persönlichkeit, andere Menschen. Zeitmanagement ist nicht einfach die Planung, wann wer welche Termine wahrnimmt, sondern bewusstes und strategisches Handeln. Aber wie geht das? Klar ist, dass ein gutes Zeitmanagement den eigenen Erfolg und die Produktivität steigert. Das heißt, dass nicht jede Stunde voll „gepowert“ werden kann und muss. Zeiten der Entspannung und der Ruhe werden bewusst geplant und so zur Tankstelle für das, was noch kommt. Zeitmanagement ist gleichbedeutend mit Selbstmanagement. Selbstmanagement hat mit Disziplin, Charakter und Entscheidungsstärke zu tun. Nur wer diszipliniert mit sich umgehen kann, besitzt Voraussetzungen für ein effektives Zeitmanagement.

Dwight D. Eisenhower, General der US-Armee im zweiten Weltkrieg, Oberbefehlshaber der Alliierten und schließlich 34. Präsident der Vereinigten Staaten, war so ein Mensch mit Selbstdisziplin. Während der Ausübung seiner Amtszeit soll er seine täglichen Aufgaben nach einem bestimmten Schema geordnet und abgearbeitet haben. Sein Zeit-Prinzip ist heute als das „Eisenhower-Prinzip“ bekannt. Dabei geht es um die beiden Dimensionen „wichtig“ und „dringlich“. Wichtige Aufgaben sind von ihren Inhalten her bedeutend. Für Eisenhower war alles „wichtig“, was seinen eigenen Zielen diente. Dringliche Aufgaben haben einen zeitlich nahen Erfüllungstermin – also alles, was nicht aufgeschoben werden kann. Trägt man die Dimensionen „wichtig“ und „dringlich“ in ein Diagramm ein, so ergeben sich vier „Aufgabentypen“:

Aufgabentyp Priorität 1: Diese Aufgaben sind wichtig und dringend. Sie fordern die ganze Aufmerksamkeit und müssen von einem selbst und sofort erledigt werden. Hierzu gehören u. a. Tätigkeiten, die wichtig für die (eigene!) Zielerreichung sind und nicht weiter aufgeschoben werden können. Beispiele: kurzfristige Präsentation für einen wichtigen Kunden; Lösung eines Problems, ohne dessen Behebung ein Team nicht weiterarbeiten kann; generell: Krisenmanagement.

Aufgabentyp Priorität 2: Diese Aufgaben sind momentan nicht dringend, aber wichtig. Sie können (später) selbst erledigt oder delegiert werden, da man zu diesem Zeitpunkt noch verbleibenden Spielraum hat. Wenn die Zeit gekommen ist, werden aus diesen Aufgaben Aufgaben der Priorität 1. Beispiele: Datenanalyse des Umsatzes der letzten drei Monate; einem Mitarbeiter die Aufgabe geben, Informationen für neue Akquisemöglichkeiten zu sammeln; generell: strategisch wichtige Geschäftstätigkeiten.

Aufgabentyp Priorität 3: Das ist das typische Tagesgeschäft. Es sind Aufgaben, die (für die Erreichung eigener Ziele) langfristig nicht wichtig sind, aber sofort erledigt werden müssen, da sie dringend sind. Beispiele: tägliche Routinearbeiten wie das Telefon annehmen, Briefe beantworten, E-Mails lesen, Kopien erstellen; Reisekosten abrechnen; regelmäßige Datenpflege, Statistiken für die Zentrale ausfüllen.

Aufgabentyp Priorität 4: Diese Aufgaben sind nicht dringend und nicht wichtig. Sie müssen gar nicht oder können irgendwann erledigt werden. Sie dienen der Ablenkung und der Zerstreuung, sie erleichtern in keinem Fall eine Zielerreichung. Beispiele: die zweite Tasse Kaffee aus der Kaffeeküche holen, obwohl man eigentlich gar keinen Kaffee mehr trinken möchte; Werbung im Internet oder der Zeitung lesen, die in keiner Verbindung zum Beruf steht; generell: Ablenkung ohne Zielanbindung.

Wenden Sie doch einmal das „Eisenhower- Prinzip“ auf einen typischen Arbeitstag von Ihnen an. Bitte nehmen Sie sich dazu einen Zettel und Stift und notieren Sie erstens alle Tätigkeiten dieses Tages in einem Stundenschema. (Ja, ich weiß, dass ein Bestatter keinen „typischen“ Arbeitstag hat. Nehmen Sie z. B. den Dienstag oder Freitag der vergangenen Woche.)

Bitte notieren Sie dann hinter jeder Tätigkeit, ob das, was Sie getan haben, eher dem Aufgabentyp 1, 2, 3 oder 4 entspricht. Wenn Sie unverhältnismäßig viele Aufgaben des Typs Priorität 1 markiert haben, sind Sie wie ein „Feuerwehrmann“. Sie rennen den Ereignissen hinterher und reagieren statt zu agieren. Ohne Sie geht gar nichts. Sie machen und tun, und dabei haben die Termine Sie im Griff. Kann es sein, dass Sie unter Stress leiden?

Wenn Sie unverhältnismäßig viele Aufgaben des Typs Priorität 2 markiert haben, verfügen Sie über ein wirklich gutes Zeitmanagement. Sie haben gelernt zu delegieren und Ihr Tun ist sehr effizient. Sie haben Ihre eigenen Ziele im Blick und setzen Sie um.

Wenn Sie unverhältnismäßig viele Aufgaben des Typs Priorität 3 markiert haben, sind Sie wie der „Hamster im Rad“. Sie rennen, weil man die Dinge auf Sie ablädt. Sie sind nützlich und werden gebraucht. Aber für die Erreichung eigener und neuer Ziele haben Sie keine Zeit. Sie sollten viel mehr abgeben, delegieren oder mehr Personal einstellen, damit Sie frei werden, um wirklich planen zu können.

Sie haben in der kommenden Woche genau 168 Stunden Zeit. Nicht mehr und nicht weniger. Sobald Sie diese Zeit haben, geben Sie sie aus. Wofür? Um Geschäfte zu machen, Kunden zu akquirieren, Aufträge zu bekommen, Ihr Geschäft auszubauen und immer – 24 Stunden am Tag – erreichbar zu sein (so wie es sich für einen guten Bestatter gehört). Menschen, die ihre Zeit sinnvoll planen, haben neben diesen Dingen auch Zeit für Ruhe, Familie, persönliche Weiterbildung, Hobbys, Freunde oder Kino, obwohl sie auch nur 168 Stunden Zeit haben. Wie machen die das bloß?